Obter informação de forma ágil e confiável é uma necessidade para as empresas. Ferramentas tecnológicas — como um software para cotação, por exemplo — são grandes aliadas na automatização e controle de diversos processos nos dias de hoje.
Um dos principais benefícios é a integração entre os departamentos e a possibilidade de estabelecer um canal de comunicação com os parceiros. Embora a gestão de fornecedores seja uma atividade complexa, até os micro, pequenos e médios empreendedores podem implementar esse tipo de solução.
Para saber como melhorar o seu processo de compras, prossiga com a leitura deste artigo. Aproveite!
O que é um software para cotação?
Em termos simples, uma cotação é uma consulta aos fornecedores previamente cadastrados para conhecer quais são os valores praticados, as características dos produtos e as condições de pagamento para um pedido.
O software para cotação consolida todos esses dados em um sistema, permitindo a troca de informações entre o comprador e os potenciais vendedores.
Veja abaixo algumas das funcionalidades disponíveis:
- consulta aos pedidos anteriores;
- acompanhamento do histórico de preços;
- registro do recebimento das mercadorias;
- colocação do pedido ao final da negociação;
- comparação e avaliação das cotações recebidas.
As atividades relacionadas à compra de materiais e produtos para revenda são consideradas estratégicas para o negócio. Por isso, é recomendado implementar sistemas que sejam capazes de automatizar esse processo que pode ser bastante complexo.
Quais são as principais vantagens?
Ter mais segurança durante o processo de compras e transparência nas negociações são duas grandes vantagens trazidas pelo uso de software para cotação, mas não pára por aí!
Melhora a relação com fornecedores
Como os gastos com as compras consomem uma parcela significativa das receitas, é importante desenvolver uma relação de parceria com os fornecedores para que ambos sejam beneficiados.
Com um programa especializado, a rotina de compras é simplificada no momento de:
- escolher o fornecedor;
- estabelecer os prazos de entrega;
- negociar os preços e condições para o suprimento do estoque;
- determinar a quantidade de mercadorias a ser adquirida.
Afinal, é preciso avaliar quando e como comprar para obter os melhores resultados em termos de preço e qualidade.
Permite a redução de custos
Negociação é a palavra-chave para os profissionais da área de compras. Isso ocorre porque os custos de aquisição têm reflexo direto na política de preços praticada para o consumidor.
Utilizar sistemas de cotação agrega uma funcionalidade estratégica: reunir todos os fornecedores em uma só plataforma. Além disso, é possível empregar um planejamento baseado na necessidade de abastecimento do estoque, evitando compras desnecessárias.
Garante a segurança dos processos
Quanto mais o seu negócio cresce, maior se torna a carga de trabalho do setor de compras. Em muitos casos, há necessidade de começar diversas cotações por dia para mercadorias distintas.
Quando os dados são mantidos no sistema, o risco de erros de lançamento e retrabalho são eliminados. Cada cotação realizada recebe um registro próprio, com as respectivas informações, que não pode ser alterado posteriormente.
Embora a cotação não constitua um contrato ou um pedido de compra, é um documento que possui valor empresarial e deve ser mantido em segurança para futuras consultas.
Já foi mencionado anteriormente que a relação com os fornecedores deve ser construída em uma base de parceria, para que ambas as empresas possam crescer. O software para cotação é mais um mecanismo para tornar essa ideia possível.
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