Qualquer empresa corre sérios riscos quando não há clareza na área financeira, principalmente se é um novo negócio.
O controle de caixa, portanto, não só facilita o gerenciamento do patrimônio como também oferece uma visão concisa sobre a saúde econômica do estabelecimento.
Isso porque, na prática, as inúmeras transações comerciais de um negócio tornam seu monitoramento muito mais complexo.
Sendo assim, como é possível utilizar o controle de caixa para melhorar a saúde financeira do estabelecimento? Quais os seus impactos diretos na empresa? Descubra hoje conosco!
O que é o controle de caixa?
Fazer o controle de caixa significa registrar toda a sua movimentação ao longo de um período, sendo dias, semanas ou meses.
Na prática, é comum que um profissional fique responsável por realizar esses levantamentos diariamente.
Sendo assim, é preciso ter anotações sobre as entradas e saídas de todo o rendimento do caixa, indo um pouco além de avaliar somente o faturamento.
Assim como pode ser notado, essa tarefa exige muita atenção. Não dá para simplesmente gerar relatórios em 15 minutos, principalmente porque é fundamental coletar registros concretos do caixa.
Por outro lado, há a possibilidade de que a empresa conte com ferramentas próprias para esse controle.
Dessa maneira, fica mais fácil realizar o processo todos os dias, já que muitas funções podem ser automatizadas.
A importância do controle de caixa
Visualizar de perto toda a rotatividade de valores do caixa é fundamental para compreender se a empresa está, de fato, gerando bons resultados.
Muitas vezes, alguns investimentos parecem extremamente vantajosos à primeira vista para o empreendedor. Por outro lado, a longo prazo estes trazem péssimos resultados, quando não prejuízos. Acompanhe um exemplo:
- Um restaurante oferece, na Black Friday, uma promoção onde é possível receber descontos de 30% em cada um dos pedidos.
- Como consequência, ao final do dia, o gestor registra um aumento de 50% no faturamento do estabelecimento.
- Comumente, retirava-se uma taxa de lucro de 40% em torno de todo o faturamento;
- Como observou o crescimento, julgou-se que a promoção foi efetiva;
- Na prática, por vender os elementos a 70% do seu valor, a taxa de lucro caiu para 10%
- Com um controle de caixa, seria possível notar que embora o faturamento fosse 50% maior, na prática, o lucro teve um aumento de apenas 5% no período.
No exemplo, você também pode notar que os investimentos em decoração, equipe e divulgação para a Black Friday podem tornar a promoção ineficaz, ou até mesmo prejudicial à saúde do negócio.
Em outras circunstâncias, não seria possível notar como essa promoção foi mal-sucedida.
Isso é extremamente prejudicial, pois poderia oferecer a falsa impressão de sucesso, de forma que as promoções seriam implementadas novamente.
Sabemos que se esse cenário se repete constantemente, as chances de que a empresa acabe por ficar sem recursos não são baixas.
Principais vantagens do controle de caixa
Além de uma visão muito mais realista do progresso financeiro, o controle de caixa também fornece uma visão multifacetada ao negócio.
Basicamente, é possível retirar entendimentos dos registros obtidos e utilizá-los de diversas maneiras a favor da empresa. Abaixo, listamos algumas delas:
Controlar a situação financeira
Risco notado é risco administrado na análise de dados adequada! Com base no controle de caixa, é possível identificar precocemente os prejuízos e tomar ações que os diminuam.
Com isso, também é possível evitar erros na gestão, ao cortar produtos de qualidade, por exemplo.
O controle de caixa permitirá entender as preferências do consumidor, fazendo com que, se necessário, apenas se retire produtos menos relevantes nesse caso.
Auxilia na tomada de decisões
O monitoramento financeiro também permite que o dono do negócio esteja ciente do momento mais propício para o crescimento.
Com base no progresso do caixa, é mais simples compreender se os investimentos precisam ser mais conservadores, para garantir a estabilidade do negócio, ou mais ousados, para atrair novos clientes e expandir parcerias.
Evita gastos desnecessários
Os gastos em promoções que não trazem retorno significativo, como vimos no exemplo da Black Friday, podem ser facilmente cortados com o levantamento do controle de dados.
Além disso, torna-se mais simples entender quais pontos realmente são vantajosos para se investir, e quais gastos simplesmente são insignificantes.
Como fazer o controle de caixa?
Sabendo de todas as vantagens de um controle de caixa, como realizá-lo adequadamente? Além disso, onde inserir a tecnologia a favor do negócio neste ponto? A seguir, confira algumas dicas:
Organize suas contas
Mapear despesas e débitos é um excelente ponto de partida para monitorar a saúde financeira do seu negócio.
Por isso, é fundamental registrar gastos fixos e variáveis do estabelecimento, além de planejar o pagamento de possíveis dívidas com embasamento no fluxo de caixa.
Vale ressaltar que o ideal é ter uma reserva emergencial, mesmo com todas as contas em dia. Dessa maneira, é mais simples recuperar-se de uma situação extrema no estabelecimento.
Faça relatórios
Os relatórios serão peças-chave para acompanhar resultados e o progresso da empresa.
Por isso, é fundamental desenvolver documentos que armazenem e organizem as informações do caixa, bem como seu saldo e os gastos ocorridos no período.
Registre entradas e saídas do caixa
Toda movimentação financeira deve ser organizada e inserida nos relatórios. Por isso, é fundamental separar entradas, saídas, pagamentos a vista ou parcelados, etc.
Monitore seu capital
Independentemente do progresso do seu caixa, é fundamental mapear o capital total da empresa continuamente.
Ao notar indicadores financeiros negativos, é importante avaliar se a situação é ocasional ou se está sendo causada por um problema de serviço.
Sem um monitoramento adequado do capital, problemas como esse podem ser identificados de forma tardia, quando já apresentaram grandes prejuízos à organização.
Já em um cenário positivo, é interessante investir o capital ocioso da empresa, principalmente porque isso culmina em seu crescimento. Deixar o valor parado faz com que ele perca poder em razão dos índices de inflação.
Utilize um sistema de gestão
Por fim, o papel da tecnologia é excelente para que você economize recursos e tempo no controle de caixa.
Existem sistemas de gestão de pedidos, gestão financeira e diversos outros para automatizar as tarefas administrativas manuais. Algumas de suas vantagens são:
- Relatórios completos e automatizados;
- Registros mais detalhados da movimentação do caixa;
- Maior facilidade de mensurar impactos de promoções;
- Acompanhamento preciso de indicadores de desempenho;
- Facilidade até contábil: com sistemas de emissão de notas fiscais.
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Conclusão
O controle de caixa é indispensável para negócios que estão em crescimento ou buscam se desenvolver.
Sem uma visão ampliada dos principais aspectos financeiros da organização, o processo de investimento é quase como estar às cegas.
Por isso, utilize a tecnologia a favor do seu crescimento e adote um sistema de controle de caixa para explorar a efetividade desse monitoramento!
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