Nos últimos anos, muito se tem falado sobre como os avanços tecnológicos terão um papel cada vez mais importante dentro das organizações. Na verdade, nós já testemunhamos como a automação tem ajudado empresas e setores inteiros a se destacarem no mercado. Mas, afinal, o que é automação comercial?
Se você quer entender melhor esse conceito e saber como uma empresa pode se beneficiar das suas vantagens para despontar à frente da concorrência, continue lendo este artigo!
O que é automação comercial e para que ela serve?
Quando falamos em automação comercial, nos referimos à modernização das estruturas e dos processos da empresa, substituindo, sempre que possível, o trabalho manual por processos informatizados. Em outras palavras, trata-se de aplicar métodos e ferramentas que permitam a substituição do trabalho manual por procedimentos automatizados.
Fazendo isso, as empresas ganham tanto em eficiência quanto em tempo de resposta. Além disso, economizam recursos e podem alocar os seus ativos humanos em posições mais estratégicas, onde eles sejam capazes de desempenhar atividades que requeiram maior criatividade e sensibilidade — traços que as máquinas são incapazes de emular.
Como ela funciona?
Agora que você já sabe o que é automação comercial, vejamos como ela pode ser feita.
Na gestão de um restaurante, por exemplo, o uso de softwares de gestão é cada vez mais importante — se não necessário — para manter a competitividade do negócio e otimizar os seus processos, pois substitui tarefas humanas como o controle de estoque, o lançamento de valores no fluxo de caixa, o preenchimento de comandas, o atendimento ao cliente, entre outros.
Com esse tipo de sistema, você se livra de uma pilha de papéis, documentos e planilhas, que já não têm a capacidade de suprir as necessidades da empresa. Além disso, tudo pode ser acessado de qualquer lugar, mesmo que você não esteja no seu estabelecimento.
Quais são os benefícios dessa automação?
Além do que já vimos até aqui, a automação comercial traz diversos benefícios às empresas. A seguir, veremos alguns dos principais deles.
Otimiza processos internos
Como dissemos, a automação comercial otimiza todos os processos que envolvem a gestão de um negócio. Isso envolve o controle de estoque, o fluxo de caixa e a gestão financeira, mas também as tarefas que precisam ser feitas, a organização de rotinas, os lembretes sobre o pagamento de tributos, a gestão de compras e vendas… Assim, além de mais rapidez ao registrar as informações, elas serão confiáveis e sempre totalmente atualizadas, já que são preenchidas em tempo real.
Facilita o controle de estoque
Qualquer empresa que lide com alimentos (como restaurantes, bares, supermercados etc.) precisa ter um controle de estoque muito bem afinado. Afinal, um estoque desassistido pode facilmente apresentar perdas por vencimento de produtos ou falta de insumos que não foram solicitados junto aos fornecedores em tempo hábil.
Nesse sentido, com um processo de automação eficiente e bem pensado você tem total controle de todos os produtos que entram e saem do estoque, exatamente no momento em que essas operações são realizadas. Isso te permite acompanhar em tempo real as flutuações e se preparar para períodos de fluxo mais intenso, por exemplo, além de garantir que nenhum produto faltará nas suas prateleiras.
Reduz erros
É um fato irrefutável que os humanos têm limitações, certo? Seja por cansaço, seja por problemas pessoais ou por qualquer tipo de distração, sempre é possível que aconteçam erros no processamento de informações e no desempenho das tarefas, principalmente aquelas monótonas e repetitivas.
A automação, contudo, não apresenta nenhum desses riscos. Os softwares de gestão e máquinas podem funcionar 24 horas, durante os sete dias da semana, ininterruptamente, pois não se cansam nem são afetados por fatores emocionais, reduzindo consideravelmente a incidência de erros nos processos.
E tudo isso, no final das contas, estará ligado à produtividade da sua equipe — que será bem maior. O resultado é o aumento das vendas, de competitividade e da fidelização de clientes.
Garante a padronização
Um restaurante precisa ter um padrão nos seus pratos, cardápios e informações passadas aos clientes; caso contrário, poderão surgir desencontros e desajustes. Isso inclui todos os processos, desde a cozinha até o caixa.
Nesse contexto, a automação permite que as suas atividades sigam um modelo preestabelecido — o que beneficia até a satisfação dos consumidores, já que a sua equipe inteira terá mais fluidez no andamento de todas as etapas que contemplam as tarefas que precisam ser feitas.
Torna mais eficiente o setor operacional
Podemos definir a eficiência operacional como o equilíbrio entre exercer as tarefas com excelência, ao mesmo tempo em que se atua na redução de custos e gastos. No entanto, é muito difícil — para não dizer inviável — atingir esses dois aspectos sem a tecnologia.
Somente a automação comercial é capaz de reduzir custos operacionais, como mão de obra, erros e insumos, enquanto exerce os processos de maneira rápida e eficiente. Até porque o setor operacional precisa trabalhar em conjunto com o estoque e com as vendas, certo? Logo, é preciso que todos os departamentos apresentem informações ágeis e atualizadas.
Auxilia o controle fiscal
Sabemos que lidar com toda a burocracia e os aspectos fiscais de um negócio consome tempo e recursos preciosos. Pois aqui, também, a automação comercial bem estruturada pode ajudar, simplificando e agilizando a emissão de notas fiscais, além de agendar pagamentos a fornecedores e funcionários.
Melhora o relacionamento com os clientes
Conquistar e fidelizar clientes é uma das maiores prioridades de qualquer empresa — afinal, são eles a razão de ser do empreendimento. Quanto a isso, com um sistema informatizado você pode alimentar uma plataforma com dados sobre esses clientes para agilizar todo o seu atendimento. Também é possível se antecipar a eles lançando promoções e anúncios personalizados, com base nos dados de venda e nas preferências dos clientes mais assíduos.
Por fim, vale lembrar que quem está à frente de uma empresa precisa constantemente tomar decisões cruciais em períodos curtos, decisões estas que podem impactar seriamente os rumos que o negócio tomará. Então, por tudo o que vimos até aqui, fica claro por que a automação comercial é fundamental nos dias de hoje.
Ao investir nessas tecnologias você terá diante de si, a qualquer momento, informações atualizadas e seguras acerca de todos os setores da sua empresa, desde estatísticas de venda de produtos até lançamentos fiscais, podendo sempre tomar decisões melhores em tempo hábil.
Então, gostou da leitura? Sobrou alguma dúvida sobre o que é automação comercial ou como ela funciona? Deixe-nos o seu comentário!
