Você usa planilhas de gestão para o seu restaurante? Estas ferramentas são necessárias para ajudar no crescimento do negócio.
Apesar dos benefícios, muitos gestores de restaurantes ainda não conhecem os recursos de uma boa administração. Além disso, ignoram as planilhas.
- Você sabia? Segundo o Painel Mapa de Empresas, do Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC), mais de 2,7 milhões de novos empreendimentos surgiram até agosto de 2023. No entanto, conforme dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), cerca de metade (48%) desses negócios encerram suas operações em até três anos.
Como consequência, a elevada carga tributária desponta como o principal motivo para o fechamento, seguida pela falta de uma gestão eficaz.
Há mais de 20 anos no mercado, a KCMS é uma empresa de softwares e inovação que oferece soluções completas para o gerenciamento de restaurantes, bares, pizzarias, lanchonetes, padarias e outros estabelecimentos do food service.
Com mais de 20 mil usuários em todo o Brasil e bilhões de reais transacionados anualmente, estamos continuamente desenvolvendo novas tecnologias para potencializar o crescimento dos negócios.
Então, não se preocupe mais com a gestão financeira do seu negócio, porque hoje você vai descobrir os benefícios das planilhas e baixá-las grátis.
Por que usar planilhas na gestão do seu restaurante?
O gestor que deseja se destacar em meio à concorrência precisa ficar atento às formas de melhorar o negócio. Para isso, reflita sobre como anda a organização do seu restaurante:
- Você tem controle sobre as despesas e receitas?
- Você consegue implementar os projetos que tem em mente?
- Sente que está pagando para trabalhar?
Se a situação não está favorável, isso significa que é preciso colocar “ordem na casa”. Primeiramente, comece pelo controle financeiro.
Desta forma, hoje em dia não faz mais sentido gerir um negócio com base nos “caderninhos” de anotações financeiras, quando há muitas possibilidades tecnológicas.
Inclusive, 75% das empresas empregam ferramentas para o controle financeiro, de acordo com levantamento da Associação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel), com mais de 1.500 empresários de todo o Brasil.
Nesse sentido, as planilhas são pensadas para otimizar o tempo do gestor. Evitando, assim, de ter que fazer contas manuais.
Então, você verá que a gestão será mais simples, se utilizar as ferramentas certas.
Você quer aumentar a eficiência do seu restaurante? Teste grátis todos os recursos do sistema KCMS
Planilhas de custo para restaurante
O objetivo de uma planilha de custo é registrar os gastos do restaurante, de fixos à variáveis.
Por exemplo: se você tem uma lanchonete que serve diferentes tipos de pratos, cada um terá o seu custo de preparo. Além disso, também é necessário considerar gastos como aluguel do ponto, tributos, salários de funcionários e outros custos de operação.
Então, vamos nos aprofundar um pouco sobre os custos?
Sendo assim, os custos fixos são aqueles que a empresa deve pagar todo mês, independentemente da receita.
Como são sempre os mesmos, basta definir o valor das vendas necessário para cobri-los.
- Aluguel: mesmo que o restaurante fique fechado por alguns dias, o aluguel precisa ser pago e o valor é fixo;
- Serviços básicos: água, energia elétrica, telefone e internet podem sofrer variações, mas é importante fixar uma média;
- Folha de pagamento: mesmo que existam variações relacionadas às férias e outros adicionais, este custo tem um valor fixado mensalmente.
Já os custos variáveis sofrem variação de acordo com o tamanho da produção. Ou seja, aumentam ou diminuem na mesma proporção da demanda.
Assim, os gastos ligados à produção do estabelecimento vão compor o custo variável:
- Insumos: ingredientes utilizados nos pratos e outros produtos envolvidos na produção;
- Impostos: calculados com base no faturamento e na produção;
- Manutenção: gastos relacionados à manutenção do restaurante.
Por sua vez, você conseguirá chegar ao preço de venda do produto ao considerar a seguinte fórmula:
Custos + Despesas + Lucros = Preço de venda
Por outro lado, lembre-se que:
- Custos = gastos com as atividades-fim do negócio, como matéria-prima;
- Despesas = gastos não relacionados ao produto final, como salários;
- Lucro = projeção de retorno, depois de pagar todos os custos e despesas.
No entanto, não se esqueça que sempre é importante separar uma quantia para emergências e melhorias no negócio.
Benefícios de ter uma planilha de custos
Ter esses números organizados ajuda o gestor a realizar o cálculo dos preços corretamente. Ou seja, evita que você feche o caixa no vermelho e visa uma boa margem de lucros para o desenvolvimento do negócio.
Mas, para além disso, ao analisar os dados da planilha, você pode identificar facilmente áreas onde os custos estão sendo excessivos ou fora do orçamento previsto.
Assim, isso permite tomar medidas corretivas rapidamente, como renegociar contratos com fornecedores ou ajustar o cardápio para otimizar os custos dos ingredientes.
Portanto, você só terá a ganhar ao usar planilhas para organizar a vida financeira do seu negócio.
A KCMS disponibiliza gratuitamente a Planilha de Custos do Seu Restaurante para que você se organize financeiramente. Contudo, é necessário que os dados sejam preenchidos corretamente para que os resultados sejam certeiros.
Além disso, atualize-a sempre, para que todos os dados financeiros possam ser vistos e comparados.
Planilhas de estoque para restaurante
Já imaginou se você pudesse reduzir as perdas causadas por produtos vencidos ou estragados?
O controle de estoque é essencial para que o restaurante tenha um movimento positivo, sem desperdícios e prejuízos. Desta forma, com ele, o gestor consegue entender:
- Quantidade dos produtos mais e menos vendidos;
- Comparação de preços e fornecedores por período;
- Como montar pratos utilizando apenas o que há no estoque.
Cuide do estoque para ter boas finanças
Você sabia que o estoque mal gerenciado pode apresentar uma ameaça contra a saúde financeira da empresa? Sem ter conhecimento sobre os insumos, você pode ter prejuízos. Por exemplo: ao comprar uma caixa de tomates com boas unidades no topo e ruins no fundo, você terá que jogar o que não dá para usar e desperdiçar dinheiro.
Outro exemplo é em relação à carne, pois se estiver muito congelada você pode estar pagando pelo gelo no peso. Como consequência, recebe uma quantia menor do que foi planejado.
Já em relação à rotatividade, todo empreendedor encontra o desafio de encontrar um equilíbrio entre o necessário para vender bem e não desperdiçar matéria-prima. Entenda:
Tipos de estoque
Estoque mínimo: muitos restaurantes preferem trabalhar somente neste tipo de estoque, atualmente. Ou seja, comprar a quantidade de insumos necessária para a produção em poucos dias.
A vantagem é prevenir desperdício por prazo de validade vencido ou pelas vendas baixas. No entanto, ele deve ter um cálculo certeiro e realista para não faltar e inviabilizar a produção.
Estoque médio: o estabelecimento opera com o nível médio do estoque, normalmente sendo 50% da quantidade a pedir + estoque mínimo.
Estoque máximo: para garantir o funcionamento do restaurante até o recebimento das próximas compras, guarda-se a maior quantidade de insumos possível. Entretanto, a desvantagem é a possibilidade de desperdiçar muitos recursos.
Certamente, depois da recepção das mercadorias, elas devem ser higienizadas e armazenadas em condições favoráveis à conservação. Depois disso, é hora de registrar o recebimento.
Então, independentemente do tipo de estoque que você utiliza, é preciso saber como organizar e controlá-lo. Desta forma, o principal objetivo da planilha é registrar o fluxo de entrada e saída dos produtos.
Isso ajuda a evitar faltas ou excessos de estoque, garantindo que os itens necessários estejam disponíveis quando necessário, sem desperdícios.
Outras funções de uma planilha de estoque:
- Data da compra;
- Grupo do insumo (embalagem, vegetais, etc..);
- Quantidade e unidade de medida;
- Preço pago.
Assim, você também consegue determinar quanto usa e otimizar os ganhos.
A KCMS disponibiliza gratuitamente a Planilha de Estoque do Seu Restaurante para que você organize as compras de insumos. No entanto, é preciso ter cuidado para preencher corretamente e perceber os benefícios da gestão.
Sendo assim, com o uso de uma planilha de estoque você consegue controlar a quantidade de insumos, reduzir desperdícios, otimizar compras, controlar custos e ainda garantir a conformidade com os padrões de segurança alimentar, contribuindo para o sucesso e a sustentabilidade do negócio.
Mais dicas de administração para restaurantes
É importante desenvolver, cada vez mais, as suas habilidades de gestão para que o seu restaurante continue crescendo e trazendo mais lucratividade.
Por isso, é essencial conhecer todos os números do estabelecimento. Sem essa atenção, você não sabe se o preço final dos pratos está cobrindo os gastos e gerando lucros.
Certamente, ao sinal de mudanças, será possível identificar os erros e depois tomar as devidas decisões para conter danos.
Por outro lado, ninguém nasce com a habilidade de gerenciar um negócio. Portanto, esteja disposto a aprender com outros profissionais e contrate pessoas experientes para te ajudar.
Quando deixar as planilhas e migrar para um sistema?
As planilhas oferecem muitas vantagens para fazer a gestão de restaurantes.
Por isso, a decisão de migrar para um sistema mais avançado de gestão depende de vários fatores, incluindo o tamanho do restaurante, a complexidade das operações, a necessidade de integração de dados e a disponibilidade de recursos financeiros.
Contudo, é de se esperar que o negócio vá evoluindo e atingindo as metas. Isso até um ponto em que as planilhas passam a consumir muito tempo do gestor, que também tem outras tarefas a cumprir.
Então, é recomendado buscar mais ferramentas que aumentem a produtividade.
Os sistemas de gestão para restaurantes têm o grande benefício de unir diversas funcionalidades de forma inteligente, como controle de pedidos, vendas, estoque, finanças.
Veja mais benefícios que um sistema de gestão traz para a sua empresa:
Otimização de tempo
Se você sente que não usa o seu tempo para administrar o negócio, é hora de pensar em ter a ajuda de um sistema. Deixe as questões burocráticas para a tecnologia e foque nas decisões e estratégias.
Dados integrados
Já pensou em unir toda a gestão do seu restaurante em um só local? Pagamentos, compras, tributos, compras, estoque e mais. Assim, você tem uma visão ampla do negócio e controla todas as informações inseridas.
Faça o teste gratuito e eleve seu restaurante para o próximo nível hoje mesmo!
Apoio estratégico
Com as informações dos relatórios financeiros, você conseguirá tomar decisões certeiras e traçar metas realistas. Além disso, pode analisar todo o histórico de vendas, despesas, estoque e lucros.
Agilidade nos processos
O controle manual em planilhas funciona bem em muitas empresas. Mas, pode gerar retrabalho e gastar muito tempo no preenchimento das informações.
Maior segurança de dados
As planilhas podem ser vulneráveis a erros, perda de dados e acesso não autorizado. Já, por outro lado, um sistema de gestão oferece maior segurança de dados, com recursos como backups regulares, controle de acesso e criptografia de informações sensíveis.
Sendo assim, diante de um mercado cada vez mais concorrido, um bom empreendedor pensa na economia dos recursos e otimiza os processos. Certo?
Elimine o retrabalho com esta solução para a sua gestão!
Conforme você percebeu, um sistema de gestão é capaz de substituir as planilhas na gestão de diversos aspectos de um negócio.
É o caso da KCMS que, com sua interface intuitiva e recursos avançados, simplifica tarefas complexas, como controle de estoque, gestão financeira e análise de dados. São diversas funções para você otimizar, modernizar e melhorar a lucratividade do negócio.
Aposte no plano gratuito para iniciar a sua experiência com a KCMS!
Ficou interessado e quer saber como a KCMS pode ajudar na gestão do seu negócio? Fale com um especialista!
Veja alguns links que poderão ajudar você:
Blog | Universidade KCMS | Central de Ajuda
Também siga a KCMS nas redes sociais e fique por dentro de todo o nosso conteúdo: Facebook, Instagram e Youtube.
