Revisão do cadastro, ter um cadastro de produtos eficiente na loja não é uma tarefa fácil. “O número de obstáculos é tão grande quanto a importância dessa operação para o varejo. Mas investir na qualidade dessa ferramenta traz resultados”, assegura Alexandre Ferrato, proprietário do Delta Supermercados, com seis unidades no interior paulista. Há quase dois anos, Ferrato decidiu revisar todo o sistema de cadastro para ajudar numa melhor gestão de vendas e margens nas lojas. Graças à iniciativa, aliada a outras ações, o faturamento real da rede atingiu 18% no ano passado, segundo o 43º Ranking de Supermercados de SM, enquanto as vendas no interior paulista alcançaram 7,7%. “No período, nosso percentual de margem bruta subiu 1%, o que é interessante, considerando que a lucratividade do setor é muito pequena”, completa.
Entre as principais melhorias realizadas no cadastro, está a ampliação do número de níveis da estrutura mercadológica de três para cinco. Antes os alimentos doces, por exemplo, eram agrupados apenas em mercearia geral, bomboniere e chocolate. Agora o cadastro também conta com o nível mercearia doce e a subcategoria tabletes, que inclui confeitos, candy bar pacote e individual e chocolates finos. “Ao segmentar melhor cada corredor e incluir subcategorias foi possível avaliarmos os resultados das seções como um todo, assim como o desempenho individual de mais categorias”, explica Ferrato. Nessa análise, são considerados, entre outros indicadores, vendas, margem e estoque, além da eficiência na exposição e reposição dos produtos. Segundo Alexandre Ribeiro, diretor da consultoria R-Dias, que assessorou o Delta na revisão do cadastro, com menos de cinco níveis, é muito difícil avaliar adequadamente todas essas variáveis.
Outra mudança foi destacar dois colaboradores para analisar diariamente as movimentações dentro de cada subdivisão do cadastro, entre outras tarefas. Um exemplo dos benefícios dessa iniciativa também foi observado na seção de mercearia doce. Ao identificar queda nas vendas do departamento, os responsáveis pela área rastrearam cada nível mercadológico até identificar que o problema vinha da categoria de chocolate. “Foi constatada ruptura de alguns produtos. Graças a esse novo modelo de trabalho, pudemos descobrir e resolver a falta de mercadorias mais rapidamente. Afinal, não adianta ampliarmos os níveis sem dar às pessoas a responsabilidade de acompanhá-los”, afirma o proprietário da rede.
Com a revisão do cadastro, o Delta também redistribuiu a quantidade de categorias sob tutela dos compradores. Antes, cada um cuidava de um departamento, o que causava desigualdade no volume de trabalho. Enquanto o responsável por seções grandes, como mercearia, cuidava de cerca de 4.000 SKUs, outros ficavam com apenas 1.000. Para mudar isso, os departamentos de maior volume foram segmentados. A mercearia, por exemplo, foi dividida em doce, salgada e básica. Cada comprador ficou responsável por uma subdivisão, o que diminuiu o número de itens para aproximadamente 1.500. “Com menos SKUs para gerenciar, eles têm tempo para se dedicar a melhores negociações com os fornecedores e acompanhar as movimentações da concorrência”, diz Ferrato.
Contudo, o maior desafio do Delta é a inclusão de informações tributárias corretas no cadastro. Apesar de contar com uma equipe fiscal para analisar as classificações da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) das mercadorias – o ideal, segundo a R-Dias –, há dificuldades para não deixar passar mudanças e novidades implementadas pelo Fisco. “Também perdemos muito tempo para conseguir interpretar em qual NCM um novo produto deve ser classificado. Caso a equipe deixe escapar um detalhe, essa classificação é feita de maneira equivocada, o que acaba gerando multas. Por isso, contratamos os serviços online de uma consultoria tributária. Mesmo assim, não existe 100% de garantia de que tudo estará certo”, avalia o proprietário do Delta. “O ideal seria a Receita Federal disponibilizar em um portal a relação de NCMs”, sugere.
Outra dificuldade enfrentada pela rede diz respeito às mercadorias que chegam dos fornecedores, mas não estão cadastradas. Um exemplo é quando o fabricante inclui na carga produtos que não foram pedidos. Nesse caso, o ideal é devolver todo o carregamento. “Mas, como muitas vezes as lojas precisam dos demais itens, preferimos realizar a devolução parcial”, explica Ferrato. Para isso, é preciso cadastrar esses produtos a fim de emitir a nota fiscal de devolução. Logo após, deve-se bloqueá-los no sistema. “Caso os supermercados não desejem trabalhar com esses itens no sortimento, essa medida impede que eles entrem no estoque durante uma nova ocorrência do problema”, explica Ribeiro, da R-Dias.
O proprietário do Delta lembra, no entanto, que alguns fornecedores demoram muito para reembolsar o pagamento dos produtos devolvidos. “Para não ficar no prejuízo, encarregamos a equipe comercial de negociar verbas com os vendedores”, afirma. O próximo passo da rede será ampliar a equipe responsável pelo cadastro. “No momento, temos apenas uma pessoa responsável por incluir todos os dados das fichas de cadastramento no sistema. Quando o volume aumenta, fazemos um mutirão com outros colaboradores da área comercial”, conta. Também está nos planos da empresa a criação de uma área de inteligência comercial, em parceria com a R-Dias. A ideia é capacitar a equipe para mapear o perfil de cada loja, a fim de definir de maneira mais estratégica o sortimento delas. O Delta ainda tem muito trabalho pela frente, mas as oportunidades de melhorias são grandes, o que compensa todo o esforço.
Fonte: SM
