NF-e (nota fiscal eletrônica) é um documento digital, que serve para registrar uma transação de venda de produtos (circulação de mercadorias) ou serviços (prestação de serviços). Ela pode ocorrer entre cliente/empresa ou empresa/empresa, e é emitida e armazenada em um sistema eletrônico — sua validade fiscal e jurídica é assegurada pela assinatura digital do emissor.
Neste post, veremos como funciona a nota fiscal eletrônica, como fazer a sua emissão e o que é preciso para isso:
Como saber se a minha empresa está obrigada a emitir a NF-e?
A grande maioria das empresas que comercializa produtos está obrigada a emitir NF-e, mas para saber com certeza se o seu estabelecimento está enquadrado nesta obrigação, é ideal consultar um Contador, a SEFAZ do seu estado ou pesquisar a legislação específica e atualizada, que regulamenta o assunto.
Já as empresas de prestação de serviços, precisam consultar um Contador ou a prefeitura do município para confirmar a obrigatoriedade de emissão da NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e conhecer a legislação aplicável.
Como começar?
Para começar a emitir a NF-e, basicamente, vai ser preciso:
- Ter um computador com acesso à internet e com memória suficiente para armazenamento em longo prazo dos arquivos referentes às notas emitidas. Vale ressaltar que é bom fazer um backup (cópia dos arquivos do computador) para assegurar que estarão disponíveis em caso de fiscalização.
- Fazer o seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) da sua localidade, respeitando os prazos e protocolos previstos.
- Ter um sistema informatizado para emissão da nota fiscal. O ideal é adquirir um sistema informatizado integrado (ERP), adequado para o seu segmento de negócios, pois ele já dispõe de diversos recursos tecnológicos de integração e simplificação de processos e restringe a margem de erros na geração da nota fiscal.
- Obter um certificado digital no padrão ICP-Brasil, para gerar a assinatura digital de validação do emitente da NF-e.
Como funciona?
Quando emite uma NF-e, referente à venda de produtos, a empresa realiza a assinatura eletrônica e envia um arquivo digital para a SEFAZ correspondente, que irá validá-lo e autorizar a transação comercial. A partir desse ponto, será encaminhado o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), juntamente com a mercadoria para o seu destino — ele contém a chave de acesso a ser informada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, disponibilizado pela Receita Federal, para que o destinatário possa confirmar a efetiva existência e situação da NF-e. O trâmite de emissão da NFS-e varia de acordo com as exigências de cada prefeitura.
O Fisco (órgãos públicos responsáveis pela arrecadação e fiscalização de impostos, taxas e tributos) vem promovendo a implantação da NF-e em empresas de diversos ramos de atividades econômicas. Ela é parte integrante do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que está tornando digitais os registros contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas. A tendência é que, em breve, não existam mais notas fiscais físicas (blocos de papel ou folhas contínuas).
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